Die meisten von uns schreiben immer weniger Briefe. Egal ob private oder geschäftliche Post, gerne wird der schnelle elektronische Weg gesucht und eine E-Mail verfasst. Dabei erliegt man schnell der Versuchung, sich bei der Sprache, dem Aufbau und der Form weniger Mühe zu geben als mit herkömmlichen Briefen.
Die Schnelligkeit der Zustellung und das unkomplizierte Verfassen von E-Mails verleiten dazu. Aber sobald eine E-Mail über den Freundeskreis hinausgeht, sollte man doch ein paar Regeln beachten.
E-Mail-Adresse
Schon bei der eigenen E-Mailadresse sollte man an die Reaktion des Empfängers denken: Da mag es unter Freunden lustig sein, sich außergewöhnliche Adress-Namen zu geben, aber bei geschäftlicher Post oder etwa einer Bewerbung ist es doch besser eine neutrale Adresse anzugeben. Man kann auch statt dem kompletten Namen nur die Initialen seines Namens verwenden, falls man nicht jedem Empfänger seinen vollständigen Namen verraten möchte.
Empfänger
Versendet man eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig, die nicht im Kontakt zueinander sind, sollte man die einzelnen Empfänger unbedingt in das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) eintragen. So verhindert man, dass den Empfängern die übrigen Adressen angezeigt werden. Trägt man sie dagegen in das CC-Feld (Carbon Copy) ein, können die Mail-Adressen von allen gesehen werden. E-Mail-Adressen sind private Angaben, die man ohne Zustimmung nicht weitergeben sollte, außerdem wird so Spam- oder Virenverbreitung verhindert.
Betreff von E-Mails
Auch wenn es sich unter Freunden eingebürgert hat, besonders unterhaltsame Betreffzeilen einzufügen, sollte man bei anderen E-Mails wert auf einen wirklich aussagekräftigen Betreff legen. Ähnlich wie früher bei Briefen üblich, bietet es sich an, ein wichtiges Stichwort des Briefs, oder das Anliegen in Kurzform in die Betreffzeile einzufügen. Das erleichtert dem Empfänger das Erkennen wichtiger Post und anschließend auch das Sortieren in verschiedenen Ordnern. So ist zum Beispiel bei der Online-Buchung eines Hotels der Betreff „Urlaub“ nicht so hilfreich. Besser wäre zum Beispiel: „Buchungsanfrage“ mit Angaben über Zimmergröße und den gewünschten Zeitraum.
Format und Inhalt der E-Mails
E-Mails sollten grundsätzlich in einem reinen Text-Format und nicht etwa in HTML-Format geschrieben werden. Somit vermeidet man schädliche Codes und aufwändige Grafiken, die zu unleserlichen Texten führen können. Die Anrede sollte man sich in geschäftlichen E-Mails nicht aus Bequemlichkeit sparen. Auch wenn es nicht unbedingt nötig ist, eine E-Mail mit den Worten „Sehr geehrte/r“ zu beginnen, hier kann auch oft ein „Hallo Frau/Herr“ reichen. Ansonsten ist es ratsam sich, wie auch in einem normalen Brief üblich, an die gängige Rechtschreibung und Grammatik zu halten. Die Angewohnheit mancher Menschen in E-Mails grundsätzlich alles klein zu schreiben, erschwert das Lesen doch erheblich.
Rechtliche Bestimmungen
Auch wenn man eine E-Mail mal eben schnell geschrieben hat, sind langfristige Konsequenzen denkbar. Der Empfänger hat die Möglichkeit sie zu speichern und somit kann sie im Zweifelsfall vor Gericht als schriftliches Beweisstück gelten. Dies wirkt sich natürlich nur zum Nachteil für den Verfasser aus, wenn er oder sie tatsächlich mit Absicht falsche Angaben gemacht hat oder sich völlig im Ton vergriffen haben sollte.
Abwesenheitsnotiz
Nutzt man geschäftlich E-Mails zur Kommunikation, ist es hilfreich, wenn man bei Abwesenheit die automatische Abwesenheits-Antwort aktiviert. Diese findet sich meist unter dem Stichwort „Einstellungen“. Sowohl für Kunden als auch andere, mit denen man per E-Mail verkehrt, kann dadurch die wichtige Information übermittelt werden, wann man selbst wieder erreichbar ist, oder wer während der Abwesenheit der richtige Ansprechpartner ist.
Fazit
E-Mails sollen allgemein zur Vereinfachung der täglichen Kommunikation beitragen. Beachtet man gewisse Regeln, steht dem spontanen und einfachen E-Mail-Verkehr nichts mehr im Weg.
Autorin: Dorothee Ragg, Platinnetz-Redaktion